Halo Sobat JSI! Banyak perusahaan, organisasi, dan komunitas yang bermunculan di Indonesia. Namun, tidak semua dari mereka memiliki struktur organisasi yang jelas dan efektif. Apakah kamu juga ingin membuat struktur organisasi yang baik dan teratur? Artikel ini akan membahas langkah-langkahnya secara detail. Yuk simak!
Persiapan Sebelum Membuat Struktur Organisasi
Sebelum mulai membuat struktur organisasi, ada beberapa persiapan yang perlu kamu lakukan. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Definisikan tujuan organisasi
- Buat daftar tugas dan tanggung jawab anggota
- Analisis sumber daya manusia yang kamu miliki
- Tentukan jenis struktur organisasi yang sesuai
- Susun sketsa awal struktur organisasi
Definisikan Tujuan Organisasi
Sebelum membuat struktur organisasi, kamu harus memahami tujuan dari organisasi yang kamu buat. Tentukan visi, misi, dan nilai-nilai yang ingin dicapai. Hal ini akan memudahkan kamu untuk menentukan tugas dan tanggungjawab anggota organisasi.
Contoh: Kamu ingin membuat sebuah komunitas yang fokus pada pengembangan skill teknologi bagi anak muda di Indonesia. Tujuan kamu adalah membangun komunitas yang aktif, kreatif, dan berkolaborasi dalam mencapai visi dan misi.
Buat Daftar Tugas dan Tanggung Jawab Anggota
Setelah memahami tujuan dari organisasi, buat daftar tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh anggota organisasi. Hal ini akan memudahkan kamu untuk menentukan struktur organisasi yang tepat.
Contoh: Anggota komunitas harus memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengembangkan program pelatihan, mengelola acara, dan melakukan promosi untuk meningkatkan jumlah anggota.
Analisis Sumber Daya Manusia yang Kamu Miliki
Sebelum menentukan struktur organisasi, perhatikan jumlah sumber daya manusia yang kamu miliki. Analisis kompetensi, pengalaman, dan minat anggota organisasi untuk menentukan posisi yang tepat bagi mereka.
Contoh: Kamu memiliki anggota yang ahli dalam bidang teknologi, desain grafis, dan hubungan masyarakat. Perhatikan keahlian mereka dan tempatkan mereka di posisi yang sesuai.
Tentukan Jenis Struktur Organisasi yang Sesuai
Terdapat beberapa jenis struktur organisasi yang bisa kamu pilih, antara lain:
- Struktur Fungsional
- Struktur Divisi
- Struktur Matriks
- Struktur Tim
Pilih jenis struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan, tugas, dan jumlah anggota organisasi.
Susun Sketsa Awal Struktur Organisasi
Setelah melakukan persiapan, saatnya kamu membuat sketsa awal struktur organisasi. Susun diagram yang menunjukkan tingkat posisi, tugas, dan tanggung jawab anggota organisasi.
Contoh: Buatlah diagram yang menunjukkan manajer komunitas, ketua bagian teknologi, koordinator acara, dan anggota lainnya.
Cara Membuat Struktur Organisasi yang Efektif
Setelah mengetahui persiapan awal, kamu bisa mulai membuat struktur organisasi dengan langkah-langkah berikut:
- Tentukan posisi dan tugas setiap anggota
- Susun diagram struktur organisasi
- Komunikasikan struktur organisasi ke seluruh anggota
- Evaluasi dan perbaiki struktur organisasi secara berkala
Tentukan Posisi dan Tugas Setiap Anggota
Tentukan posisi dan tugas setiap anggota sesuai dengan keahlian dan minat mereka. Hindari menumpuk tugas pada satu orang atau satu tim saja.
Contoh: Manajer komunitas menjadi penghubung antara bagian teknologi, koordinator acara, dan anggota lainnya. Ketua bagian teknologi bertugas mengembangkan pelatihan teknologi. Koordinator acara bertanggung jawab dalam mengelola acara.
Susun Diagram Struktur Organisasi
Susun diagram yang jelas dan mudah dipahami tentang struktur organisasi yang kamu buat. Tampilkan posisi, tugas, dan tanggung jawab anggota dalam diagram tersebut.
Contoh: Buat diagram dengan model hirarki yang menunjukkan manajer komunitas sebagai posisi paling atas, kemudian ketua bagian teknologi dan koordinator acara di bawahnya, dan anggota organisisasi di posisi terakhir.
Komunikasikan Struktur Organisasi ke Seluruh Anggota
Komunikasikan struktur organisasi ke seluruh anggota agar mereka paham dan mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing posisi. Pastikan juga mereka memahami visi, misi, dan tujuan dari organisasi.
Contoh: Sampaikan secara langsung pada rapat umum atau melalui email. Jelaskan secara detail tentang tugas dan tanggung jawab dari setiap posisi dan berikan ruang untuk anggota untuk mengajukan pertanyaan.
Evaluasi dan Perbaiki Struktur Organisasi Secara Berkala
Setelah struktur organisasi berjalan, evaluasi dan perbaiki secara berkala untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Berikan ruang bagi anggota untuk memberikan masukan.
Contoh: Setiap 6 bulan, lakukan rapat evaluasi dan perbaikan bersama anggota lainnya. Tinjau kembali tugas dan tanggung jawab setiap posisi dan perbaiki jika ada kekurangan atau kelebihan.
Frequently Asked Questions (FAQ)
| Pertanyaan | Jawaban |
| Bagaimana cara menentukan tugas dan tanggung jawab anggota? | Tentukan tugas dan tanggung jawab anggota berdasarkan keahlian dan minat mereka. Hindari menumpuk tugas pada satu orang atau satu tim saja. Buat daftar tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh anggota organisasi agar mudah dipahami. |
| Jenis struktur organisasi apa yang paling sesuai untuk startup? | Struktur organisasi yang paling sesuai untuk startup adalah struktur tim. Hal ini karena startup biasanya memiliki jumlah anggota yang masih sedikit dan pekerjaan yang belum terlalu kompleks. Struktur tim memudahkan adanya kolaborasi dan komunikasi yang efektif. |
| Perlu kah membuat struktur organisasi jika jumlah anggota masih sedikit? | Iya, struktur organisasi tetap dibutuhkan untuk mengatur tugas dan tanggung jawab setiap anggota. Struktur organisasi juga memudahkan perencanaan dan pengambilan keputusan agar lebih terstruktur. |
Itulah beberapa FAQ seputar membuat struktur organisasi. Jika kamu memiliki pertanyaan lain, jangan ragu untuk menghubungi kami!
Kesimpulan
Dalam membuat struktur organisasi, persiapan awal sangat penting dilakukan. Lakukan analisis tujuan, tugas dan tanggung jawab, serta sumber daya manusia yang dimiliki. Pilih jenis struktur organisasi yang sesuai dan susun diagram struktur organisasi dengan jelas dan mudah dipahami.
Komunikasikan struktur organisasi ke seluruh anggota dan evaluasi secara berkala untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Dengan membuat struktur organisasi yang baik, diharapkan organisasi yang kamu buat dapat berjalan dengan lancar dan sukses.
Semoga bermanfaat dan sampai jumpa di artikel menarik lainnya!
