Halo Sobat JSI, email merupakan salah satu media komunikasi yang sering digunakan di dunia kerja. Terkadang, kita ingin tahu apakah email yang kita kirim sudah dibaca oleh penerima atau belum. Nah, pada artikel kali ini, kita akan membahas cara-cara untuk mengetahui apakah email yang kita kirim sudah dibaca atau belum.
1. Mengaktifkan Pengiriman Tanda Terima
Salah satu cara untuk mengetahui apakah email yang kita kirim sudah dibaca adalah dengan mengaktifkan pengiriman tanda terima. Pengiriman tanda terima akan memberitahu kita ketika email yang kita kirim sudah dibuka oleh penerima. Cara mengaktifkan pengiriman tanda terima dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Microsoft Outlook
Jika kita menggunakan Microsoft Outlook, caranya adalah sebagai berikut:
| Langkah-langkah | Keterangan |
|---|---|
| Pilih opsi “Options” di menu bar saat kita menulis email | – |
| Pilih opsi “Tracking” dan centang pada “Delivery receipt confirming the message was delivered to the recipient’s email server” | – |
| Selanjutnya, centang pada “Read receipt confirming the recipient viewed the message” | – |
| Klik “OK” untuk menyimpan perubahan | – |
Dengan begitu, saat email yang kita kirim sudah dibuka oleh penerima, kita akan mendapatkan notifikasi bahwa email tersebut sudah dibaca.
b. Gmail
Untuk pengguna Gmail, caranya adalah sebagai berikut:
| Langkah-langkah | Keterangan |
|---|---|
| Buka Gmail dan klik pada ikon “Gear” di kanan atas | – |
| Pilih opsi “Settings” | – |
| Pilih opsi “General” dan cari opsi “Email read receipts” | – |
| Pilih opsi “Allow email read receipts to be sent to any email address” | – |
Sama seperti Microsoft Outlook, kita akan mendapatkan notifikasi saat email yang kita kirim dibuka oleh penerima.
2. Membuat Tautan Pelacakan
Cara lain untuk mengetahui apakah email yang kita kirim sudah dibaca adalah dengan membuat tautan pelacakan. Tautan pelacakan adalah tautan khusus yang kita tempatkan pada email yang kita kirim. Saat penerima membuka email dan mengklik tautan tersebut, kita akan mendapatkan notifikasi bahwa email tersebut sudah dibaca. Berikut adalah cara membuat tautan pelacakan:
a. Gunakan Layanan Pelacakan Email
Terdapat beberapa layanan pelacakan email yang dapat kita gunakan untuk membuat tautan pelacakan, seperti Mailtrack, Yesware, atau Hubspot Sales. Sebelum menggunakan layanan ini, kita perlu mendaftar dan mengikuti langkah-langkah yang diberikan oleh layanan tersebut.
b. Buat Tautan Pelacakan Sendiri
Kita juga dapat membuat tautan pelacakan sendiri dengan langkah-langkah berikut:
- Buat tautan yang ingin kita kirim. Misalnya, tautan ke website kita atau tautan ke dokumen yang ingin kita bagikan.
- Tambahkan “Utm_source=email” pada tautan tersebut. Utm_source adalah parameter yang digunakan untuk melacak sumber lalu lintas ke website kita.
- Tambahkan “Utm_medium=email” pada tautan tersebut. Utm_medium adalah parameter yang digunakan untuk melacak jenis media pemasaran yang digunakan.
- Tambahkan “Utm_campaign=[judul email]” pada tautan tersebut. Utm_campaign adalah parameter yang digunakan untuk melacak kampanye pemasaran tertentu.
- Hasilnya, tautan yang kita buat menjadi seperti ini: http://www.contohwebsite.com?utm_source=email&utm_medium=email&utm_campaign=judul_email
Dengan begitu, saat penerima mengklik tautan tersebut, kita akan mendapatkan notifikasi bahwa email tersebut sudah dibaca.
3. Membaca Log Server
Cara terakhir untuk mengetahui apakah email yang kita kirim sudah dibaca adalah dengan membaca log server. Namun, cara ini memerlukan akses ke server email, sehingga tidak bisa dilakukan oleh semua orang. Berikut adalah langkah-langkah untuk membaca log server:
- Buka log server email.
- Cari email yang kita kirim dengan memasukkan alamat email kita dan alamat email penerima.
- Periksa apakah email tersebut sudah dibuka atau belum. Biasanya, akan terdapat tanda “read” atau “opened” pada kolom status email.
Jika kita tidak memiliki akses ke server email, maka cara ini tidak dapat dilakukan.
FAQ
1. Apakah pengiriman tanda terima akan diaktifkan secara otomatis oleh email client?
Tidak, kita perlu mengaktifkan opsi pengiriman tanda terima sendiri di email client yang kita gunakan.
2. Apakah layanan pelacakan email berbayar?
Beberapa layanan pelacakan email memang berbayar, namun ada juga yang gratis dengan fitur-fitur yang terbatas.
3. Apakah membuat tautan pelacakan saya akan membahayakan keamanan email penerima?
Tidak, tautan pelacakan tidak membahayakan keamanan email penerima.
4. Apakah semua email client mendukung pengiriman tanda terima?
Tidak, beberapa email client mungkin tidak mendukung pengiriman tanda terima.
5. Apakah kita dapat menggunakan cara-cara di atas untuk mengetahui apakah email kita sudah dibaca oleh semua penerima atau hanya beberapa saja?
Cara-cara di atas hanya akan memberikan notifikasi saat satu penerima membuka email yang kita kirim. Tidak ada cara untuk mengetahui apakah email kita sudah dibaca oleh semua penerima atau hanya beberapa saja.
Semoga Bermanfaat dan sampai jumpa di artikel menarik lainnya.
