Halo Sobat JSI! Bagaimana kabar kalian hari ini? Pernahkah kalian kesulitan membuat surat? Jangan khawatir, karena pada kesempatan ini saya akan membahas cara membuat surat yang benar dan sesuai dengan kaidah yang berlaku. Yuk, kita simak panduan lengkapnya!
Persiapan Membuat Surat
Sebelum kita mulai membuat surat, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu. Berikut adalah beberapa persiapan yang harus dilakukan:
1. Tentukan Jenis Surat yang Akan Dibuat
Pertama-tama, tentukan jenis surat yang akan dibuat. Apakah surat tersebut bersifat resmi atau tidak resmi? Jika surat tersebut bersifat resmi, pastikan format dan isinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Ketahui Tujuan Membuat Surat
Tentukan tujuan dari pembuatan surat. Apakah untuk mengajukan permohonan, memberikan pemberitahuan, atau sekedar menyampaikan informasi?
3. Siapkan Bahan atau Materi yang Diperlukan
Siapkan bahan atau materi yang diperlukan untuk membuat surat. Misalnya, jika surat tersebut berisi tentang permohonan, maka siapkan dokumen-dokumen yang diperlukan sebagai lampiran surat.
4. Pilih Format Surat yang Sesuai
Pilih format surat yang sesuai dengan jenis surat yang akan dibuat. Ada beberapa format surat yang umum digunakan, seperti format block style, semi block style, atau modified block style. Pilih format yang paling sesuai dengan kebutuhan.
5. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Jelas
Gunakan bahasa yang sopan dan jelas dalam membuat surat. Hindari penggunaan bahasa yang tidak baku atau tidak jelas, sehingga tujuan dari surat dapat tersampaikan dengan baik.
Langkah-Langkah Membuat Surat
Setelah semua persiapan telah dilakukan, berikut adalah langkah-langkah pembuatan surat yang benar:
1. Buat Kop Surat
Buat kop surat dengan menuliskan nama instansi atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan lain sebagainya. Kop surat biasanya terletak pada bagian atas kertas.
2. Tuliskan Alamat Pengirim dan Penerima Surat
Tuliskan alamat pengirim dan penerima surat di bagian atas kertas, tepat di bawah kop surat. Jangan lupa cantumkan tanggal pembuatan surat.
3. Buat Salam Pembuka
Buat salam pembuka dalam surat. Salam pembuka biasanya menggunakan kata-kata seperti “Kepada Yth.”, “Dengan Hormat”, atau “Assalamu’alaikum”.
4. Tuliskan Isi Surat
Tuliskan isi surat sesuai dengan tujuan dan format surat yang telah dipilih. Pastikan bahasa yang digunakan sopan dan jelas, serta dilengkapi dengan data atau informasi yang relevan.
5. Buat Salam Penutup
Buat salam penutup dalam surat, seperti “Hormat Saya”, “Terima Kasih”, atau “Salam Hangat”.
6. Tandatangani Surat
Tandatangani surat di bagian bawah, tepat di bawah salam penutup. Jangan lupa cantumkan nama lengkap dan jabatan pengirim surat.
7. Lampirkan Dokumen Pendukung (Jika Diperlukan)
Jika surat tersebut memerlukan dokumen pendukung, lampirkan dokumen tersebut pada surat. Cantumkan lampiran surat pada bagian bawah surat.
FAQ
| No. | Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|---|
| 1 | Apa itu surat resmi? | Surat resmi adalah surat yang dibuat untuk keperluan bisnis atau pekerjaan, seperti surat pemberitahuan, surat permohonan, atau surat penawaran. |
| 2 | Apa yang harus dilakukan jika tidak tahu format surat yang sesuai? | Anda bisa mencari referensi format surat yang sesuai dengan permasalahan atau tujuan yang ingin disampaikan. Ada banyak contoh format surat yang dapat ditemukan di internet atau buku panduan. |
| 3 | Apakah perlu menyertakan amplop untuk surat yang dikirimkan melalui pos? | Ya, pastikan menyertakan amplop yang sudah tercetak alamat pengirim dan penerima surat. Gunakan amplop yang sesuai dengan ukuran kertas surat yang digunakan. |
| 4 | Apakah penting menggunakan bahasa yang sopan dan jelas dalam surat? | Ya, penggunaan bahasa yang sopan dan jelas dapat meningkatkan citra profesionalitas dan keseriusan pengirim surat. Selain itu, bahasa yang jelas juga dapat memudahkan penerima surat dalam memahami maksud atau tujuan dari surat tersebut. |
| 5 | Apakah salam pembuka dan salam penutup harus selalu digunakan dalam surat resmi? | Ya, salam pembuka dan salam penutup adalah bagian dari etika dalam penulisan surat resmi. Penggunaan salam pembuka dan salam penutup dapat menunjukkan rasa hormat dan bersahabat dalam susunan komunikasi. |
Kesimpulan
Demikianlah panduan lengkap tentang cara membuat surat yang benar dan sesuai dengan kaidah yang berlaku. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, diharapkan Anda dapat membuat surat dengan mudah dan efektif. Selamat mencoba!
Semoga Bermanfaat dan sampai jumpa di artikel menarik lainnya.
