Halo Sobat JSI, pada kesempatan kali ini kita akan membahas mengenai cara membuat nomor surat. Sebagai seorang pelajar atau pekerja, pastinya kita seringkali harus membuat surat untuk berbagai keperluan. Mulai dari surat permohonan, surat perjanjian, hingga surat lamaran pekerjaan. Nah, agar surat yang kita buat menjadi lebih teratur dan terstruktur, maka diperlukan sebuah nomor surat yang konsisten. Berikut ini adalah cara membuat nomor surat yang benar:
1. Tentukan Format Nomor Surat
Langkah pertama dalam membuat nomor surat adalah menentukan format yang akan digunakan. Format nomor surat bisa berbeda-beda tergantung pada jenis surat yang dibuat. Sebagai contoh, nomor surat untuk surat permohonan bisa berbeda dengan nomor surat untuk surat lamaran pekerjaan.
Untuk menentukan format nomor surat yang tepat, Anda bisa melakukan riset terlebih dahulu. Carilah referensi surat dari sumber yang terpercaya dan amati bagaimana format nomor surat yang digunakan. Dengan menentukan format nomor surat yang benar, maka surat yang Anda buat akan terlihat lebih profesional dan lebih mudah dipahami oleh penerima surat.
Contoh Format Nomor Surat untuk Surat Lamaran Pekerjaan:
| Format Nomor Surat | Keterangan |
|---|---|
| LP/2022/09/JSI/001 | LP = Kode jenis surat (Lamaran Pekerjaan) |
| 2022 = Tahun surat dibuat | |
| 09 = Bulan surat dibuat | |
| JSI = Kode instansi (contoh: Jabar Software Indonesia) | |
| 001 = Nomor urut surat |
2. Tentukan Kode Jenis Surat
Setelah menentukan format nomor surat, langkah selanjutnya adalah menentukan kode jenis surat. Setiap jenis surat memiliki kode yang berbeda-beda, misalnya kode surat permohonan adalah PM, kode surat lamaran pekerjaan adalah LP, dan sebagainya.
Pemilihan kode jenis surat harus disesuaikan dengan jenis surat yang akan dibuat. Hal ini berguna untuk membedakan jenis surat satu dengan yang lain dan memudahkan dalam pengarsipan surat. Pastikan kode jenis surat yang digunakan sudah sesuai dan mudah dipahami oleh penerima surat.
3. Tentukan Tahun dan Bulan Surat Dibuat
Setelah menentukan kode jenis surat, langkah selanjutnya adalah menentukan tahun dan bulan surat dibuat. Hal ini berguna untuk memudahkan dalam membedakan surat berdasarkan tanggal dibuatnya. Pastikan tahun dan bulan yang digunakan sudah benar dan sesuai dengan tanggal surat dibuat.
4. Tentukan Kode Instansi
Langkah selanjutnya adalah menentukan kode instansi. Kode instansi digunakan untuk membedakan surat yang berasal dari instansi yang berbeda-beda, misalnya kode instansi untuk Jabar Software Indonesia adalah JSI, kode instansi untuk Universitas Padjadjaran adalah UNPAD, dan sebagainya.
Pastikan kode instansi yang digunakan sudah benar dan sesuai dengan instansi yang bersangkutan. Hal ini berguna untuk memudahkan dalam pengarsipan surat dan memudahkan penerima surat untuk mengenali asal surat tersebut.
5. Tentukan Nomor Urut Surat
Langkah terakhir adalah menentukan nomor urut surat. Nomor urut ini digunakan untuk membedakan surat yang dibuat pada tanggal dan bulan yang sama. Misalnya, jika pada bulan September 2022 sudah ada 10 surat yang dibuat, maka nomor urut surat berikutnya adalah 11.
Pastikan nomor urut yang digunakan sudah benar dan sesuai dengan jumlah surat yang sudah dibuat pada tanggal dan bulan yang sama.
FAQ (Frequently Asked Questions)
1. Apa itu nomor surat?
Nomor surat adalah angka yang digunakan untuk membedakan surat satu dengan yang lain. Setiap surat memiliki nomor surat yang berbeda-beda sehingga memudahkan dalam pengarsipan surat dan memudahkan dalam pengecekan surat.
2. Mengapa penting membuat nomor surat?
Membuat nomor surat penting karena dapat memberikan struktur dan keteraturan dalam pembuatan surat. Nomor surat juga memudahkan dalam pengarsipan surat dan memudahkan dalam pengecekan surat.
3. Bagaimana cara menentukan format nomor surat yang benar?
Format nomor surat dapat ditentukan berdasarkan jenis surat yang dibuat. Carilah referensi surat dari sumber yang terpercaya dan amati bagaimana format nomor surat yang digunakan. Setelah itu, sesuaikan format nomor surat dengan jenis surat yang dibuat.
4. Apakah nomor surat harus mengikuti format yang sama setiap kali dibuat?
Ya, nomor surat harus mengikuti format yang sama setiap kali dibuat agar terlihat konsisten dan mudah dipahami oleh penerima surat.
5. Apakah nomor surat harus ditulis di setiap halaman surat?
Tidak, nomor surat cukup ditulis di bagian atas surat pada halaman pertama saja. Hal ini berguna untuk memudahkan dalam pengarsipan surat dan memudahkan dalam pengecekan surat.
Semoga Bermanfaat dan sampai jumpa di artikel menarik lainnya.
