Halo Sobat JSI, apakah kamu sedang mencari informasi tentang cara membuat surat resmi? Jangan khawatir, kali ini kita akan membahasnya secara lengkap dan mudah dipahami. Surat resmi merupakan surat yang dibuat oleh suatu instansi atau perusahaan yang digunakan untuk keperluan resmi seperti mengajukan permohonan, memberikan pemberitahuan, atau menyampaikan informasi penting. Berikut adalah cara membuat surat resmi yang benar:
1. Menentukan Tujuan Surat
Sebelum membuat surat resmi, tentukan terlebih dahulu tujuan surat tersebut. Apakah untuk mengajukan permohonan, memberikan pemberitahuan, atau menyampaikan informasi penting. Hal ini akan memudahkan dalam menentukan bahasa yang akan digunakan dalam surat.
Contoh Kasus
Sebagai contoh, jika kita hendak mengajukan permohonan cuti kerja, maka kita harus menggunakan bahasa yang sopan dan formal serta menjelaskan dengan jelas alasan mengajukan cuti tersebut. Sedangkan jika surat resmi tersebut digunakan untuk memberikan pemberitahuan kepada rekan kerja, maka kita bisa menggunakan bahasa yang lebih santai namun tetap sopan.
2. Menyusun Format Surat
Setelah menentukan tujuan surat, langkah selanjutnya adalah menyusun format surat. Format surat resmi terdiri dari bagian kepala surat, tanggal surat, alamat penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan.
Bagian Kepala Surat
Bagian kepala surat berisi logo atau nama instansi atau perusahaan yang mengirim surat. Letaknya berada di atas kertas dan biasanya menggunakan kertas surat resmi yang memiliki logo atau nama instansi atau perusahaan pada bagian atasnya.
Tanggal Surat
Tanggal surat berisi tanggal pembuatan surat. Letaknya berada di bawah kepala surat dan di sebelah kiri.
Alamat Penerima
Alamat penerima berisi alamat lengkap pihak yang akan menerima surat. Letaknya berada di bawah tanggal surat dan di sebelah kiri.
Salam Pembuka
Salam pembuka berisi kata-kata pembuka yang biasanya diawali dengan “Dengan Hormat”. Salam pembuka ini bertujuan untuk menunjukkan sopan santun dalam surat.
Isi Surat
Isi surat berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan. Pastikan penggunaan bahasa dalam isi surat tetap sopan dan jelas.
Salam Penutup
Salam penutup berisi ucapan terima kasih atau ucapan hormat lainnya seperti “Hormat Saya” atau “Salam Hormat”.
Tanda Tangan
Tanda tangan berisi tanda tangan pengirim surat atau tanda tangan pejabat yang berwenang dalam instansi atau perusahaan tersebut.
3. Menggunakan Bahasa yang Benar
Pastikan penggunaan bahasa dalam surat resmi tetap sopan dan formal. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu kasual atau slang. Selain itu, pastikan penggunaan tata bahasa dan ejaan yang benar.
Contoh Kesalahan
Sebagai contoh, ketika kita menyampaikan informasi penting dalam surat resmi, tetapi menggunakan ejaan yang salah atau tata bahasa yang buruk, hal tersebut dapat menurunkan kredibilitas kita dalam mata penerima surat.
4. Menggunakan Surat Resmi yang Sesuai
Pastikan penggunaan format surat yang sesuai dengan tujuan surat tersebut. Misalnya, jika surat tersebut digunakan untuk mengajukan permohonan cuti kerja, gunakan format surat permohonan cuti kerja. Hal ini akan memudahkan pihak yang menerima surat dalam memproses surat tersebut.
Contoh Format Surat Permohonan Cuti Kerja
| No | Bagian | Isi |
|---|---|---|
| 1 | Kepala Surat | Nama Instansi/Perusahaan |
| 2 | Tanggal Surat | Tanggal Pembuatan Surat |
| 3 | Alamat Penerima | Nama Pihak yang Menerima dan Alamatnya |
| 4 | Salam Pembuka | Dengan Hormat |
| 5 | Isi Surat | Jelaskan alasan mengajukan cuti, tanggal cuti, dan rencana kerja setelah cuti |
| 6 | Salam Penutup | Hormat Saya |
| 7 | Tanda Tangan | Tanda Tangan Pengirim Surat |
FAQ
1. Apa yang dimaksud dengan surat resmi?
Surat resmi merupakan surat yang dibuat oleh suatu instansi atau perusahaan yang digunakan untuk keperluan resmi seperti mengajukan permohonan, memberikan pemberitahuan, atau menyampaikan informasi penting.
2. Apa saja bagian dari format surat resmi?
Bagian dari format surat resmi antara lain kepala surat, tanggal surat, alamat penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan.
3. Apa yang harus diperhatikan dalam menggunakan bahasa dalam surat resmi?
Pastikan penggunaan bahasa dalam surat resmi tetap sopan dan formal. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu kasual atau slang. Selain itu, pastikan penggunaan tata bahasa dan ejaan yang benar.
4. Mengapa penting menjaga format surat yang sesuai dengan tujuan surat?
Penting menjaga format surat yang sesuai dengan tujuan surat karena hal ini akan memudahkan pihak yang menerima surat dalam memproses surat tersebut.
5. Apa saja format surat yang biasa digunakan dalam surat resmi?
Beberapa format surat yang biasa digunakan dalam surat resmi adalah surat permohonan, surat pemberitahuan, dan surat undangan.
Semoga Bermanfaat dan sampai jumpa di artikel menarik lainnya.
